6 intelligente Cash-Management-Strategien für E-Commerce-Marken6 intelligente Cash-Management-Strategien für E-Commerce-Marken

Eine Frage, die der E-Commerce-Berater und Experte Paul Waddy oft gestellt bekommt, lautet: „Wie viel Bargeld brauche ich in meinem Unternehmen?“

Darauf folgt meistens die Frage: „Wie viel Lagerbestand brauche ich?“ Die Antwort auf beide Fragen liegt darin, durch effektive Cash-Management-Strategien ein gesundes Gleichgewicht zu finden.

„Ihr Geld ist immer in Ihrem Produkt gebunden, daher benötigen Sie diesen operativen Leverage“, sagt er.

Waddy verfügt über mehr als 12 Jahre Erfahrung im E-Commerce. Er wurde auf Platz 2 der Inside Retail’s Liste der Top 50 People in E-Commerce geführt und ist ein erfahrener Berater für einige der bekanntesten E-Commerce-Marken Australiens.

Wir haben mit Waddy über seine Top-Cash-Management-Strategien gesprochen, um Ihr Unternehmen gesund zu halten und auf Wachstum auszurichten.

Starke Cash-Management-Strategien machen Ihr Unternehmen widerstandsfähiger und ermöglichen es Ihnen, mit gutem Gewissen Geld aus Ihrem Unternehmen zu entnehmen.

E-Commerce-Unternehmen sollten genügend Lagerbestand vorrätig halten, um die Vorlaufzeiten in der Produktion zu decken und die Nachfrage zu befriedigen, bis ihre nächste Warenlieferung eintrifft. Wichtig ist, dass sie genügend Lagerbestand vorrätig halten, um Schwankungen im Umsatz zu berücksichtigen, damit ihnen nicht das Geld ausgeht, wenn die Nachfrage steigt, bevor eine neue Lieferung eintrifft.

Wenn man sich Unternehmen ansieht, die ihre Produkte importieren, muss man in der Regel 8 Wochen für die Vorlaufzeiten in der Produktion und weitere 4 Wochen für den Versand einplanen.

Diese Engpässe in der Lieferkette sind eine der größten Herausforderungen im Bestandsmanagement, mit denen E-Commerce-Gründer konfrontiert sind. Waddys Empfehlung ist, mindestens 12 Wochen Lagerbestand vorrätig zu halten, möglicherweise sogar bis zu 16 Wochen, um sicherzugehen.

„Wir sollten genügend Lagerbestand vorrätig halten, um sagen zu können: ‚Ich möchte einen Monat lang Verkaufsdaten dazu erhalten‘, und dann kann ich meine Bestellung aufgeben, sodass der Lagerbestand gerade dann eintrifft, wenn ich ausverkaufe“, sagt Waddy.

Um Ihren Lagerbestand zu bewerten, empfiehlt Waddy außerdem, Ihre Wochen- oder Monatsdeckung anhand Ihrer Verkaufsdaten zu überprüfen.

So geht es weiter: „Ich würde jedem empfehlen, seine Monatsdeckung zu überprüfen – mit anderen Worten, wie viel Lagerbestand habe ich im Moment auf Verkaufsebene vorrätig“, sagt er. „Wenn ich eine Million Dollar Umsatz mache und 3 Millionen Dollar Lagerbestand vorrätig habe, habe ich eine Deckung von 3 Monaten.“

Mit diesen Daten können Sie feststellen, wie schnell Sie ausverkauft sein werden und wann Sie nachbestellen müssen. Das hilft Ihnen auch zu verstehen, wann Sie Gefahr laufen, zu viel Lagerbestand zu haben, wenn Ihre nächste Bestellung eintrifft.

Sie wollen nicht zu viel Bargeld im Lagerbestand gebunden haben. Rechnen Sie die Zahlen durch, und wenn Sie sich dem Monatsende nähern und zu viel Lagerbestand vorrätig haben, ist es Zeit für einen Ausverkauf.

Es ist zwar wichtig, die richtigen Lagerbestände zu finden und dann zu halten, aber das darf nicht Ihr einziger Fokus sein. Sie müssen auch Geld auf der Bank haben, um neue Kunden zu gewinnen und Ihr Unternehmen langfristig voranzubringen.

Außerdem benötigen Sie Bargeld, um schwierige Zeiten zu überstehen, in denen etwas schiefgeht. Wenn Sie mindestens 10 Wochen Bargeld auf der Bank haben, haben Sie einen Puffer, um Stürme zu überstehen und mit etwas Spielraum zu agieren.

„Sie müssen Geld auf Ihrem Bankkonto haben, um neue Mitarbeiter einzustellen, Löhne zu zahlen, Marketing zu betreiben – und all diese anderen Dinge, die für Ihr Wachstum erforderlich sind“, sagt Waddy.

Wir haben auch viele Faktoren gesehen, die sich auf Einzelhändler und ihre Gewinnmargen in den letzten Jahren ausgewirkt haben, sei es durch Pandemie-Lockdowns, Lieferverzögerungen oder Inflation.

Der beste Weg, sich vor Faktoren zu schützen, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, ist, sich einen Puffer zu schaffen, damit Ihr Unternehmen auch dann bestehen kann, wenn Umsatz oder Einnahmen stark einbrechen.

Waddy verweist auf die Pandemie als Beispiel dafür, wann viele Unternehmen ungeschützt waren, weil sie nicht genügend Bargeld hatten, um turbulente Bedingungen zu überleben.

„Wir haben die Ehrenliste der Unternehmen gesehen, die während COVID pleite gegangen sind. Warum? Weil ihnen das Geld ausgegangen ist“, sagt er.

„Der Todesstoß für diese Unternehmen begann lange vor COVID. Einige dieser Unternehmen gingen innerhalb weniger Wochen pleite. Sie hatten nicht einmal zwei Wochen freies Bargeld. Andere segelten durch, weil sie das Geld hatten, und sie kamen stärker denn je heraus.“

So geht es weiter: Planen Sie für einen Regentag und halten Sie Bargeld zurück, auch wenn Sie wachsen. Um herauszufinden, wie viel Sie benötigen, empfiehlt Waddy, nur Ihre fixen Ausgaben für 10 Wochen zu addieren: Mitarbeiterlöhne, Miete und Nebenkosten zum Beispiel.

Das ist die Zahl, die Sie anstreben sollten. Andernfalls könnte es zu spät sein, um auf Mittel von Finanzierungsanbietern zuzugreifen, sobald Sie diese wirklich benötigen, da diese Sie eher als Risiko einstufen.

Extreme Einbrüche und Spitzen in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung von Monat zu Monat könnten ein Zeichen für einen Buchhaltungsfehler sein, und Sie sollten diesen beheben.

Jeder Einzelhändler kann diesen Fehler machen – nicht nur Startups – daher sollte jeder E-Commerce-Gründer darauf achten.

Unternehmen, die keine großen Rabatte anbieten und konstant starke Margen von rund 70 % haben, sollten ein stetiges Wachstum in ihren Gewinn- und Verlustrechnungen verzeichnen. Wenn es Unstimmigkeiten in Ihren Bruttomargen gibt, wissen Sie, dass wahrscheinlich ein Fehler vorliegt.

„Sie sehen, wie Ihre Bruttogewinne in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung in Monaten, in denen Sie wissen, dass Sie einen guten Monat hatten, steigen, fallen, steigen, fallen“, erklärt Waddy.

„Wenn Sie plötzlich in die Verlustzone geraten und sich am Kopf kratzen, vertrauen Sie Ihrem Bauchgefühl. Ihr Buchhalter erfasst Ihre Einkäufe falsch.“

So geht es weiter: „Öffnen Sie jetzt Ihre Xero-Datei und überprüfen Sie Ihre Bruttomarge“, sagt er. „Wenn Ihre Bruttomarge schwankt, werden Ihre COGS und Ihre Einkäufe falsch erfasst.“

Sprechen Sie mit Ihrem Buchhalter oder Finanzchef, wenn Sie diesen Trend feststellen, damit Sie den Fehler beheben und Ihre Einkäufe korrekt erfassen können.

Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf Ihres Unternehmens, damit Sie immer darauf vorbereitet sind, dass ein Partner oder potenzieller Käufer an Bord kommt. Auch wenn Sie nicht tatsächlich verkaufen, werden Sie Ihre Finanzen straffen, damit Sie effizienter arbeiten und konsistentere Margen erzielen können.

„Wenn Sie mit einem potenziellen Käufer zusammensitzen und sagen: ‚Oh ja, meine Bruttomarge beträgt normalerweise 55 %, aber letzten Monat waren es 33 %, aber keine Sorge. Das liegt nur an etwas, das John, der Buchhalter, getan hat‘, verliert der Käufer das Vertrauen“, sagt Waddy.

Diese Art von buchhalterischen Feinheiten erschwert es Ihnen, Einblick in die Vorgänge in Ihrem Unternehmen zu erhalten. Seien Sie stattdessen konsequent in Ihrer Buchhaltung und effizient in Ihrem Cash-Management, damit Sie gut für Wachstum aufgestellt sind.

So geht es weiter: „Halten Sie es blitzsauber; [halten Sie] Bargeld auf der Bank“, sagt Waddy und gibt Tipps, wie Sie dies angehen können. „Sie müssen genügend Bargeld haben, und Ihre COGS und Margen müssen konsistent sein.“

Führen Sie eine Due Diligence für Ihr eigenes Unternehmen durch, damit Sie auf einen Verkauf vorbereitet sind, falls einer zustande kommt. Sie werden Ihren eigenen Cashflow besser verstehen und Möglichkeiten aufdecken, Ihre Margen zu verbessern, damit Sie in der Zwischenzeit schneller wachsen können.

Eine Möglichkeit, Fehler in Ihrer Buchhaltung zu beheben, besteht darin, mit einem Buchhalter oder Finanzbeamten mit E-Commerce-Erfahrung zusammenzuarbeiten. Sie sollten sich auch nach Finanzierungspartnern mit E-Commerce-Hintergrund umsehen, um sicherzustellen, dass Sie den größten Wert für Ihre Marke erhalten.

„Ob [Sie mit] einem CFO oder einem internen Finanzmanager, einem ausgelagerten CFO, einem Buchhalter oder einem Buchhalter zusammenarbeiten, sie müssen E-Commerce-Erfahrung haben“, sagt Waddy. „Es gibt Nuancen in den E-Commerce-Finanzen, die in anderen Unternehmen einfach nicht existieren.“

Dies ist der beste Weg, um häufige Fehler in Ihrer Buchhaltung zu vermeiden, wie z. B. die oben genannten Spitzen und Einbrüche in Ihren Gewinn- und Verlustrechnungen.

Ein CFO oder Buchhalter mit E-Commerce-Erfahrung wird diese Nuancen verstehen, die für den E-Commerce einzigartig sind. Sie stellen sicher, dass Ihre Einkäufe korrekt erfasst werden, Ihre Margen konsistent sind und Sie auf Wachstumskurs sind.

Suchen Sie nicht nur nach E-Commerce-Erfahrung, wenn es um Ihre internen Finanzen geht. Finanzierungsanbieter mit E-Commerce-Hintergrund verstehen, wie sie die Branche und die Position Ihres Unternehmens darin beurteilen können, was Ihnen mehr Wert und bessere Konditionen als andere Anbieter bietet.

So geht es weiter: „Sie müssen sich einen Kreditgeber suchen – einen Partner, wirklich – der sich auf E-Commerce spezialisiert hat“, sagt Waddy.

„Traditionelle Kreditgeber wollen Sie nicht anfassen, und wenn sie es tun, sind die Bedingungen astronomisch. Ich habe diese Bedingungen mit mehreren Banken gehabt, die mich mit dem Zinssatz gequält haben. Ich glaube nicht, dass ich irgendjemandem empfehlen würde, Geld von einer Einrichtung anzunehmen, die nicht versteht, was Sie tun.“

Anstatt sich um eine Finanzierung von einer Bank oder einem kommerziellen Kreditgeber zu bemühen, der möglicherweise nicht über die Modellierung oder den Hintergrund verfügt, um das Potenzial Ihres Unternehmens richtig einzuschätzen, versuchen Sie es mit einem umsatzbasierten Finanzierungsanbieter wie Wayflyer.

Sie erhalten schnellen Zugriff auf Gelder und flexible Überweisungsbedingungen – weil wir tief in der Welt des E-Commerce verwurzelt sind und wir wollen, dass Gründer erfolgreich sind.

„Bei Wayflyer dreht sich alles um E-Commerce“, sagt Waddy. „Ich war in der Situation, in der ich zur Bank gegangen bin und sie es nicht verstanden haben. Wayflyer ist in der Lage, die Daten zu analysieren und sie in ihrer eigenen Due Diligence zu betrachten. ‚Ist das ein guter Einzelhändler? Ja, wir können sehen, wie unsere Finanzierung ihnen helfen kann, zu wachsen.‘“

Sie sollten in der Lage sein, Bargeld für sich selbst abzuheben und dennoch einen Puffer im Unternehmen zu lassen, um zu arbeiten. Eine externe Finanzierung ist oft eine gute Option, um diesen Puffer aufzubauen. Sie sollten sich jedoch nicht an Finanzierungspartner wenden, wenn Sie unvorbereitet sind oder aus einer schwachen Position heraus verhandeln.

„Wenn man in einer schwachen Position, wenn es zu spät ist, nach einer Finanzierung sucht, gibt man Eigenkapital an einen Hai ab“, sagt Waddy.

„Sie nehmen hohe Zinssätze auf jeden Kredit, den Sie in die Finger bekommen können. Sie leihen sich Geld von Freunden und Familie – ich habe alles gesehen. Ich denke, Sie müssen der Kurve voraus sein. Und das ist der Cash-Puffer.“

Dennoch sollten Sie nicht Ihr gesamtes Geld in Ihrem Unternehmen lassen müssen, nur um zu sehen, wie es arbeitet und wächst. Stattdessen können Sie sich der umsatzbasierten Finanzierung zuwenden, um Ihren Lagerbestand zu finanzieren.

Zum Beispiel, und mehr Bargeld auf der Bank zu halten, damit Sie bequem Geld abheben können, wenn Sie es brauchen. Schließlich geht es darum, ins Geschäft einzusteigen.

„Ich würde einem Gründer unbedingt empfehlen, zu sagen: ‚Nun, ich muss Geld abheben, um zu leben‘“, sagt Waddy. „Wayflyer kann einspringen und dieser Cash-Puffer sein, damit Gründer gutes Geld aus dem Unternehmen nehmen und ihr Leben verbessern können.“

Erfahren Sie mehr darüber, wie die flexiblen Finanzierungsoptionen von Wayflyer Ihnen helfen können, Ihren Working-Capital-Zyklus zu finanzieren und einen Cash-Puffer für Ihr E-Commerce-Unternehmen aufzubauen.