Hoe maak je een kasstroomprognose van twaalf weken voor je merk

Wat is kasstroombeheer?

Eenvoudig gezegd is kasstroombeheer het proces van het volgen, begrijpen en optimaliseren van de geldstromen die je bedrijf in- en uitgaan gedurende een bepaalde periode.

Je hebt een positieve kasstroom wanneer er meer geld binnenkomt dan eruit gaat, en een negatieve kasstroom als je meer uitgaven dan inkomsten hebt.

Waarom heb je een kasstroomprognose nodig?

Kasstroombeheer onder de knie krijgen is een enorm voordeel voor je bedrijf. Je kunt je groei plannen, eventuele tekorten voorspellen en de schok van onverwachte liquiditeitsproblemen vermijden.

Bijna elk bedrijf stelt vooraf een "strategisch plan" op waarin de doelen voor de komende periode worden geschetst. Verkoop X eenheden. Verbeter de marges tot Y. Lanceer in land Z.

Maar te weinig bedrijven hebben een gedetailleerde kasstroomprognose om de dagelijkse activiteiten te sturen.

Dit is een risico, want zoals we al eerder zeiden, is het een combinatie van winstgevende 'unit economics' en zorgvuldig kasstroombeheer die een bedrijf succesvol maakt.

Je groeiambities zijn misschien haalbaar, maar niet als je in de tussentijd zonder geld komt te zitten.

Naast je jaarplannen moet je een kasstroomprognose voor twaalf weken opstellen die de verwachte ontvangsten en uitgaven op de bankrekening van het bedrijf voor het komende kwartaal in kaart brengt.

De vraag die je strategisch plan beantwoordt, is: hoe moet onze kaspositie er over een kwartaal uitzien?

De kasstroomprognose geeft hier een beeld van op microniveau: wie moeten we betalen en wanneer? Wie moet ons betalen en wanneer? Het is een cruciaal hulpmiddel voor de besluitvorming om de in- en uitgaande geldstromen van het bedrijf bij te houden en moet wekelijks worden bijgewerkt naarmate er nieuwe informatie beschikbaar komt.

Hoe maak je een kasstroomprognose voor twaalf weken: 5 stappen om je groei te plannen

Je weet dat je een kasstroomprognose nodig hebt, maar wat is de beste manier om deze op te stellen?

Na met duizenden oprichters van e-commercebedrijven te hebben gesproken, erkennen we dat het bijhouden van je kasstroom een vervelende taak kan zijn. Daarom hebben we een gratis sjabloon voor kasstroombeheer en een 5-stappengids ontwikkeld om je te helpen.

1. Bepaal je tijdsbestek

Om je kasstroom te plannen en te analyseren, moet je noteren hoeveel geld er beschikbaar is aan het begin en einde van een specifieke periode. De standaardinstelling in onze sjabloon is een kasstroomprognose van twaalf weken om aan te sluiten bij de kwartaalrapportages, maar je moet ook rekening houden met een jaaroverzicht dat anticipeert op seizoensgebonden pieken en dalen.

2. Noteer eventuele verwachte kapitaalinjecties

Noteer alle kapitaalinjecties die je verwacht. De meest voorkomende vormen zijn geld dat is opgehaald in ruil voor aandelen, schulden die zijn aangegaan bij externe financiers of persoonlijk spaargeld dat je in het bedrijf investeert.

3. Voorspel je inkomsten

Begin met het jaarperspectief. Bijna elk consumentenmerk ervaart een zekere mate van seizoensinvloeden.

Deze schommelingen kunnen drastisch zijn voor bepaalde producten, zoals zwemkleding, winterjassen of schoolspullen. Het is belangrijk dat met deze seizoensinvloeden rekening wordt gehouden bij het beheren van je kasstroom.

Bekijk je verkoopgegevens van de laatste één of twee jaar. Zoek naar patronen die je helpen de vraag te voorspellen, zoals wanneer het volume kan toenemen en welke producten het populairst zijn.

Gebruik dit als leidraad voor je voorspellingen, maar houd ook rekening met je groeiambities.

Ga nu over naar de weergave op microniveau. Hoe wordt de komende periode van twaalf weken beïnvloed door verkoopschommelingen? Hoe verwacht je dat je inkomende geldstromen hierop zullen reageren?

4. Schat je uitgaande geldstromen

Nadat je de inkomsten hebt voorspeld, heb je een goed beeld van de vraag en welke producten je op voorraad moet hebben om aan die vraag te voldoen.

Dan kun je beginnen met het inschatten van de benodigde uitgaande geldstromen, die doorgaans kunnen worden geschat als een percentage van de omzet.

Hoeveel kapitaal heeft je bedrijf nodig om zijn groeiambities te realiseren? Dit is een belangrijke inschatting om te maken, omdat de omvang van je voorraadbestelling direct verband houdt met de hoeveelheid geld die je beschikbaar hebt.

Als een bedrijf geen toegang heeft tot financiering, kan het zich misschien niet genoeg producten veroorloven om aan de voorspelde vraag te voldoen. Dit geldt met name voor groeiende merken, waarvan de toekomstige verkoop de huidige activiteiten zal overtreffen.

Zoals we hebben uiteengezet in ons artikel over de kasconversiecyclus, kan succesvolle omzetgroei een bedrijf failliet laten gaan, omdat een steeds groter bedrag aan geld "vastzit" in voorraad en niet op tijd kan worden terugverdiend om de kosten te dekken.

Je moet een schatting maken en een budget opstellen voor de kosten die je moet betalen. Sommige hiervan blijven relatief constant, zelfs in het laagseizoen, zoals huur, lonen en softwareabonnementen. Andere variëren afhankelijk van seizoensschommelingen, zoals voorraad- en marketinguitgaven.

Bij het plannen van je voorraaduitgaven is het belangrijk om rekening te houden met levertijden en betalingsvoorwaarden. Je levertijd is de periode tussen het moment waarop je een bestelling plaatst bij een leverancier en het moment waarop je de zending ontvangt.

Deze kan sterk variëren afhankelijk van de productcategorie. Een e-commercebedrijf dat gespecialiseerd is in huis- en tuinartikelen zal terrasmeubilair op voorraad moeten hebben wanneer klanten in het voorjaar voor die artikelen gaan winkelen.

Maar de productie van dit soort meubels duurt maanden en kan neerkomen op een levertijd van zes tot acht maanden.

Dat betekent dat het bedrijf de bestelling in augustus zou moeten plaatsen om de producten in februari op voorraad te hebben, wanneer het bestellingen begint te ontvangen.

Het merk moet er ook op voorbereid zijn een aanbetaling te doen bij het plaatsen van de bestelling, die pas veel later wordt terugverdiend als de producten worden verkocht.

Hun kasconversiecyclus is veel langer dan die van bijvoorbeeld een chocolademerk dat slechts een paar weken hoeft te wachten tot een leverancier hun bestelling levert. Hun kapitaalvereisten vooraf zijn waarschijnlijk ook groter.

Maar als je terugdenkt aan onze vorige artikelen, kan dit worden gerechtvaardigd door een hogere contributiemarge per eenheid en een lager break-evenpunt in eenheden, op voorwaarde dat ze in de tussentijd hun kasstroom effectief kunnen beheren.

Elke productcategorie heeft inherente kenmerken die de kasstroomvereisten beïnvloeden. Bedenk wanneer je vraag schommelt en schat de uitgaande geldstromen die nodig zijn om aan deze vraag te voldoen.

5. Analyseer je geprojecteerde kaspositie

Wanneer zijn de meest kapitaalintensieve periodes? Heb ik genoeg geld achter de hand om de vaste operationele kosten te dekken? Zijn er periodes waarin externe financiering mijn bedrijf ten goede kan komen?

Nadat je je kasstroomprognose hebt voltooid en een duidelijker beeld hebt van je geprojecteerde kasstroom, moet je belangrijke beslissingen nemen om eventuele liquiditeitsbeperkingen op te heffen en de succeskansen voor je bedrijf te maximaliseren.

Je moet altijd een kasbuffer aanhouden zodat het bedrijf de dagelijkse activiteiten kan voortzetten.

Veel bedrijven gebruiken persoonlijke middelen om liquiditeitsbeperkingen te overwinnen, maar het riskeren van persoonlijke bezittingen voor een zakelijke onderneming is zelden de beste optie.

Externe financiers zijn vaak een goede optie om te profiteren van groeikansen terwijl je een kasbuffer aanhoudt.

Tips van experts voor kasbeheer

Een sterke strategie voor kasbeheer maakt je e-commercebedrijf veerkrachtiger en stelt je in staat om met een gerust hart geld uit je bedrijf te halen.

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je altijd voldoende operationele kasstroom hebt, omdat je hiermee aan bestaande financiële verplichtingen kunt voldoen, voorbereid bent op onverwachte tegenslagen en je toekomstige groei kunt plannen.

Het voorschrijven van een exacte 'one-size-fits-all'-aanpak zou niet slim zijn, omdat het afhangt van de aard van je bedrijf. Maar voor enkele algemene tips om je bedrijf in een gezonde positie te houden, spraken we met de gerenommeerde e-commerce-expert Paul Waddy:

Houd een voorraad voor 12 weken aan om aan de vraag te voldoen

E-commercebedrijven moeten voldoende voorraad aanhouden om de productielevertijden te overbruggen en aan de vraag te voldoen totdat hun volgende partij voorraad binnenkomt.

Belangrijk is dat ze voldoende voorraad aanhouden om rekening te houden met verkoopschommelingen, zodat ze niet zonder komen te zitten als de vraag piekt voordat een nieuwe partij arriveert.

“Ik zou iedereen aanraden om hun 'month's cover' te controleren – met andere woorden, hoeveel voorraad heb ik op dit moment in verhouding tot de verkoop?” zegt Waddy.

“Als ik een miljoen dollar aan omzet draai en ik heb voor 3 miljoen dollar aan voorraad, dan heb ik 3 maanden gedekt.”

Het monitoren van deze gegevens helpt je ook te identificeren wanneer je het risico loopt te veel voorraad aan te houden. Je wilt niet dat er te veel geld vastzit in voorraad.

Duik in de cijfers, en als je aan het einde van de maand te veel voorraad hebt, pas dan je komende voorraadbestellingen aan of overweeg een uitverkoop te houden.

Houd 10 weken aan contanten achter de hand om veerkrachtig te blijven

Door 10 weken aan contanten op de bank te hebben, heb je een buffer om eventuele operationele kosten te dekken.

"Je moet geld op je bankrekening hebben staan om nieuwe mensen aan te nemen, lonen te betalen, advertenties te plaatsen", zegt Waddy.

Werk samen met een kapitaalverstrekker die je bedrijf begrijpt

Je moet op zoek gaan naar financieringspartners die je bedrijfsmodel begrijpen. "Er zijn nuances in e-commercefinanciering die voor meer traditionele bedrijven gewoon niet bestaan", zegt Waddy.

Met een financieringspartner als Wayflyer krijg je snel toegang tot financiering, met flexibele aflossingsvoorwaarden die passen bij de behoeften van je bedrijf.