6 slimme strategieën voor cashmanagement voor e-commercemerken6 slimme strategieën voor cashmanagement voor e-commercemerken

Een vraag die e-commerceadviseur en -expert Paul Waddy vaak krijgt, is: 'Hoeveel cash heb ik nodig in mijn bedrijf?'

Dat wordt meestal op de voet gevolgd door: 'Hoeveel voorraad heb ik nodig?' Het antwoord op beide vragen ligt in het vinden van een gezonde balans door middel van effectieve strategieën voor cashmanagement.

'Je geld zit altijd vast in je product, dus je hebt die operationele hefboom nodig', zegt hij.

Waddy heeft meer dan 12 jaar ervaring in e-commerce. Hij stond op nummer 2 op Inside Retail’s de lijst van Top 50 mensen in e-commerce, en hij is een ervaren adviseur voor enkele van de bekendste e-commercemerken van Australië.

We spraken met Waddy over zijn beste strategieën voor cashmanagement om je bedrijf gezond te houden en te richten op groei.

Sterke strategieën voor cashmanagement maken je bedrijf veerkrachtiger en stellen je in staat om met een gerust hart geld uit je bedrijf te halen.

E-commercebedrijven moeten voldoende voorraad aanhouden om de productiedoorlooptijden te dekken en aan de vraag te voldoen totdat hun volgende partij voorraad binnenkomt. Belangrijk is dat ze voldoende voorraad moeten aanhouden om rekening te houden met schommelingen in de verkoop, zodat ze niet zonder geld komen te zitten als de vraag stijgt voordat een nieuwe partij arriveert.

Als we kijken naar bedrijven die hun product importeren, moet je doorgaans rekening houden met 8 weken productiedoorlooptijd, plus nog eens 4 weken voor verzending.

Die krapte in de toeleveringsketen is een van de grootste uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer waarmee oprichters van e-commercebedrijven te maken hebben. Waddy's aanbeveling is om minstens 12 weken voorraad aan te houden, en mogelijk zelfs 16 weken, om er zeker van te zijn dat je veilig zit.

'Wat we zouden moeten doen, is voldoende voorraad aanhouden om te kunnen zeggen: 'Ik wil hier een maand aan verkoopgegevens over verzamelen', en dan kan ik mijn bestelling vervangen zodat net als ik uitverkoop, de nieuwe voorraad binnenkomt', zegt Waddy.

Om je voorraad te benchmarken, raadt Waddy ook aan om je week- of maanddekking te controleren op basis van je verkoopgegevens.

Hoe je dit aanpakt:'Ik zou iedereen aanraden om hun maanddekking te controleren — met andere woorden, hoeveel voorraad heb ik op dit moment op verkoopniveau', zegt hij. 'Als ik een miljoen dollar aan omzet draai en ik heb voor 3 miljoen dollar aan voorraad, heb ik een dekking van 3 maanden.'

Met die gegevens kun je bepalen hoe snel je uitverkocht raakt en wanneer je opnieuw moet bestellen. Dat helpt je ook te begrijpen wanneer je het risico loopt te veel voorraad te hebben wanneer je volgende bestelling arriveert.

Je wilt niet te veel geld vast hebben zitten in voorraad. Duik in de cijfers, en als je tegen het einde van de maand te veel voorraad hebt, is het tijd voor een uitverkoop.

Hoewel het vinden en aanhouden van de juiste voorraadniveaus belangrijk is, mag dat niet je enige focus zijn. Je moet ook geld op de bank hebben om nieuwe klanten te werven en je bedrijf op de lange termijn vooruit te helpen.

Bovendien heb je cash achter de hand nodig om die uitdagende periodes waarin iets misgaat te doorstaan. Door minstens 10 weken aan cash op de bank te houden, heb je een buffer om eventuele stormen te doorstaan en met wat speelruimte te opereren.

'Je moet geld op je bankrekening hebben om nieuwe mensen aan te nemen, lonen te betalen, marketing te doen — en al die andere dingen die nodig zijn als je groeit', zegt Waddy.

We hebben ook tal van factoren gezien die retailers en hun winstmarges in de afgelopen jaren hebben beïnvloed, of het nu gaat om pandemische lockdowns, vertragingen in de verzending of inflatie.

De beste manier om jezelf te beschermen tegen factoren waar je geen controle over hebt, is door een buffer voor jezelf aan te houden, zodat je bedrijf zichzelf kan onderhouden, zelfs als de verkoop of inkomsten een grote klap krijgen.

Waddy wijst naar de pandemie als een voorbeeld van een moment waarop veel bedrijven kwetsbaar waren omdat ze niet genoeg cash achter de hand hadden om turbulente omstandigheden te overleven.

'We zagen de erelijst van bedrijven die tijdens COVID failliet gingen. Waarom? Omdat ze geen geld meer hadden', zegt hij.

'De doodsteek voor die bedrijven begon al ver voor COVID. Sommige van die bedrijven gingen binnen enkele weken failliet. Ze hadden niet eens voor twee weken aan vrij beschikbare cash. Anderen kwamen er zonder problemen doorheen omdat ze de cash hadden, en kwamen er aan de andere kant sterker uit dan ooit.'

**Hoe je dit aanpakt:**Bereid je voor op slechtere tijden en houd cash vast, zelfs als je groeit. Om te bepalen hoeveel je nodig hebt, raadt Waddy aan om alleen je vaste lasten voor 10 weken op te tellen: bijvoorbeeld personeelskosten, huur en nutsvoorzieningen.

Dat is het getal waar je naar moet streven. Anders is het misschien te laat om financiering te krijgen van financieringsverstrekkers zodra je het echt nodig hebt, omdat ze je dan eerder als een risico zien.

Extreme dalingen en pieken in je winst-en-verliesrekening van maand tot maand kunnen een teken zijn van een boekhoudfout, en die wil je opgelost hebben.

Elke retailer, ongeacht de grootte, kan deze fout maken — niet alleen startups — dus het is iets waar elke oprichter van een e-commercebedrijf op moet letten.

Bedrijven die geen grote kortingen aanbieden en constant sterke marges van rond de 70% hebben, zouden een gestage groei moeten zien in hun W&V-rekeningen. Als er inconsistenties zijn in je brutomarges, weet je dat er waarschijnlijk een fout is.

'Je ziet je brutowinst op je W&V-rekening op en neer gaan, in maanden waarvan je weet dat je een goede maand hebt gehad', legt Waddy uit.

'Als je plotseling verliesgevend wordt en je je achter de oren krabt, vertrouw dan op je gevoel. Je boekhouder voert je inkopen verkeerd in.'

Hoe je dit aanpakt:'Praktisch gezien, open nu je Xero-bestand en controleer je brutomarge', zegt hij. 'Als je brutomarge schommelt, worden je COGS (kostprijs van de omzet) en je inkopen verkeerd ingevoerd.'

Praat met je boekhouder of hoofd financiën als je deze trend ziet, zodat je de fout kunt oplossen en je inkopen correct kunt laten invoeren.

Zorg dat je bedrijf soepel draait, zodat je altijd voorbereid bent op de komst van een partner of potentiële koper. Zelfs als je niet daadwerkelijk verkoopt, scherp je je financiën aan zodat je efficiënter kunt werken en consistentere marges kunt behalen.

'Als je met een potentiële koper aan tafel zit en je zegt: 'O ja, mijn brutomarge is meestal 55%, maar vorige maand was het 33%, maar maak je geen zorgen. Dat komt gewoon door iets wat John de accountant heeft gedaan', dan verliest de koper zijn vertrouwen', zegt Waddy.

Dit soort boekhoudkundige complexiteiten maken het moeilijker voor je om inzicht te krijgen in wat er in je bedrijf gebeurt. Wees in plaats daarvan consistent in je boekhouding en efficiënt in je cashmanagement, zodat je goed gepositioneerd bent voor groei.

Hoe je dit aanpakt: 'Houd het brandschoon; [houd] cash op de bank', zegt Waddy, en geeft tips over hoe je dit aanpakt. 'Je moet genoeg cash hebben, en je COGS en marges moeten consistent zijn.'

Voer een due diligence-onderzoek uit op je eigen bedrijf, zodat je voorbereid bent op een verkoop als die zich voordoet. Je zult je eigen cashflow beter begrijpen en kansen ontdekken om je marges te verbeteren, zodat je in de tussentijd sneller kunt groeien.

Een manier om fouten in je boekhouding op te sporen, is door samen te werken met een accountant of financieel medewerker met e-commerce-ervaring. Je moet ook op zoek gaan naar financieringspartners met een e-commerce-achtergrond om ervoor te zorgen dat je de meeste waarde voor je merk krijgt.

'Of je nu werkt met een CFO of een interne financieel manager, een externe CFO, een accountant of een boekhouder, ze moeten e-commerce-ervaring hebben', zegt Waddy. 'Er zijn nuances in e-commercefinanciën die in andere bedrijven gewoon niet bestaan.'

Dit is de beste manier om veelvoorkomende fouten in je boekhouding te vermijden, zoals de pieken en dalen in je W&V-rekeningen die we hierboven noemden.

Een CFO of accountant met e-commerce-ervaring zal die nuances begrijpen die uniek zijn voor e-commerce. Zij zullen ervoor zorgen dat je inkopen correct worden ingevoerd, je marges consistent zijn en je op koers ligt voor groei.

Zoek niet alleen naar e-commerce-ervaring als het om je interne financiën gaat. Financieringsverstrekkers met een e-commerce-achtergrond zullen begrijpen hoe ze de sector en de plaats van je bedrijf daarin moeten zien, waardoor je meer waarde en betere voorwaarden krijgt dan bij andere aanbieders.

Hoe je dit aanpakt:'Je moet een kredietverstrekker vinden — een partner, eigenlijk — die gespecialiseerd is in e-commerce', zegt Waddy.

'Traditionele kredietverstrekkers willen je niet aanraken, en als ze dat wel doen, zijn de voorwaarden astronomisch. Ik heb die voorwaarden bij meerdere banken meegemaakt en werd geconfronteerd met torenhoge rentetarieven. Ik zou niemand aanraden om geld aan te nemen van een instelling die niet begrijpt wat je doet.'

In plaats van financiering te zoeken bij een bank of een commerciële kredietverstrekker die misschien niet de modellen of de achtergrond heeft om het potentieel van je bedrijf goed in te schatten, probeer dan een omzetgerelateerde financiering aanbieder zoals Wayflyer.

Je krijgt snel toegang tot fondsen en flexibele aflossingsvoorwaarden — omdat we diep geworteld zijn in de wereld van e-commerce en we oprichters willen zien slagen.

'Wayflyer draait volledig om e-commerce', zegt Waddy. 'Ik heb in die positie gezeten waarin ik naar de bank ging en ze het niet begrepen. Wayflyer kan de gegevens analyseren en bekijken in hun eigen due diligence-onderzoek. 'Is dit een goede retailer? Ja, we zien hoe onze financiering hen kan helpen groeien.''

Je zou in staat moeten zijn om cash voor jezelf op te nemen en toch een buffer in het bedrijf achter te laten om te kunnen opereren. Externe financiering is vaak een goede optie om die buffer op te bouwen. Maar je wilt je niet tot financiële partners wenden als je onvoorbereid bent of vanuit een zwakke positie onderhandelt.

'Haastig op zoek gaan naar financiering vanuit een zwakke positie als het te laat is, betekent dat je aandelen weggeeft aan een 'haai'', zegt Waddy.

'Je accepteert hoge rentetarieven op elke lening die je maar kunt krijgen. Je leent van vrienden en familie — ik heb het allemaal gezien. Ik denk dat je de curve voor moet zijn. En dat is waar de cashbuffer voor is.'

Toch zou je niet al je geld in je bedrijf moeten laten zitten alleen maar om het te zien draaien en groeien. In plaats daarvan kun je je wenden tot omzetgerelateerde financiering om je voorraad te financieren.

Houd bijvoorbeeld meer cash op de bank, zodat je comfortabel geld kunt opnemen wanneer je het nodig hebt. Dat is tenslotte waar ondernemen om draait.

'Ik zou er absoluut voor pleiten dat een oprichter zegt: 'Nou, ik moet geld uit het bedrijf halen om van te leven'', zegt Waddy. 'Wayflyer kan die cashbuffer zijn, zodat oprichters goed geld uit het bedrijf kunnen halen en hun leven kunnen verbeteren.'

Meer informatie over hoe de flexibele financieringsopties van Wayflyer je kunnen helpen je werkkapitaalcyclus te financieren en een cashbuffer op te bouwen voor je e-commercebedrijf.