6 slimme strategieën voor cashmanagement voor e-commercemerken

Een vraag die e-commerce-adviseur en expert Paul Waddy vaak krijgt, is: 'Hoeveel cash heb ik nodig in mijn bedrijf?'

Dat wordt meestal op de voet gevolgd door: 'Hoeveel voorraad heb ik nodig?' Het antwoord op beide vragen ligt in het vinden van een gezonde balans door middel van effectieve strategieën voor cashmanagement.

'Je geld zit altijd vast in je product, dus je hebt die operationele hefboom nodig', zegt hij.

Waddy heeft meer dan 12 jaar ervaring in e-commerce. Hij stond op nummer 2 op Inside Retail’s de lijst van Top 50 People in E-Commerce, en hij is een doorgewinterde adviseur voor enkele van de bekendste e-commercemerken van Australië.

We spraken met Waddy over zijn beste strategieën voor cashmanagement om je bedrijf gezond te houden en op groei te richten.

Sterke strategieën voor cashmanagement maken je bedrijf veerkrachtiger en stellen je in staat om met een gerust hart geld uit je bedrijf te halen.

1. Houd een voorraad voor 12 weken aan om aan de vraag te voldoen

E-commercebedrijven moeten voldoende voorraad aanhouden om de productiedoorlooptijden te dekken en aan de vraag te voldoen totdat hun volgende partij voorraad binnenkomt. Belangrijk is dat ze genoeg voorraad moeten aanhouden om rekening te houden met schommelingen in de verkoop, zodat ze niet zonder geld komen te zitten als de vraag stijgt voordat een nieuwe partij arriveert.

Als je kijkt naar bedrijven die hun product importeren, moet je doorgaans rekening houden met 8 weken productiedoorlooptijd, plus nog eens 4 weken voor verzending.

Die krapte in de toeleveringsketen is een van de grootste uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer waarmee oprichters van e-commercebedrijven worden geconfronteerd. Waddy's aanbeveling is om minstens 12 weken voorraad aan te houden, en mogelijk zelfs 16 weken, om er zeker van te zijn dat je veilig zit.

'Wat we moeten doen, is genoeg voorraad aanhouden om te kunnen zeggen: 'Ik wil hier een maand aan verkoopgegevens over verzamelen', en dan kan ik mijn bestelling vervangen, zodat de voorraad precies binnenkomt als ik uitverkocht raak', zegt Waddy.

Om je voorraad te benchmarken, raadt Waddy ook aan om je weekdekking of maanddekking te controleren op basis van je verkoopgegevens.

Hoe je dit aanpakt:'Ik zou iedereen aanraden om hun maanddekking te controleren — met andere woorden, hoeveel voorraad heb ik op dit moment in huis op verkoopniveau', zegt hij. 'Als ik een miljoen dollar omzet en ik heb voor 3 miljoen dollar aan voorraad, dan heb ik een dekking van 3 maanden.'

Met die gegevens kun je bepalen hoe snel je uitverkocht raakt en wanneer je opnieuw moet bestellen. Dat helpt je ook te begrijpen wanneer je het risico loopt te veel voorraad te hebben als je volgende bestelling arriveert.

Je wilt niet te veel geld vast hebben zitten in voorraad. Duik in de cijfers, en als je tegen het einde van de maand te veel voorraad hebt, is het tijd voor een uitverkoop.

2. Houd 10 weken aan cash achter de hand om veerkrachtig te blijven

Hoewel het vinden en aanhouden van de juiste voorraadniveaus belangrijk is, mag dat niet je enige focus zijn. Je moet ook geld op de bank hebben om nieuwe klanten te werven en je bedrijf op de lange termijn vooruit te helpen.

Bovendien heb je cash nodig om uitdagende periodes waarin iets misgaat te doorstaan. Door minstens 10 weken aan cash op de bank te houden, heb je een buffer om eventuele stormen te doorstaan en met wat speling te opereren.

'Je moet geld op je bankrekening hebben om nieuwe mensen aan te nemen, lonen te betalen, marketing te doen — en al die andere dingen die nodig zijn als je groeit', zegt Waddy.

We hebben ook tal van factoren gezien die retailers en hun winstmarges in de afgelopen jaren hebben beïnvloed, of het nu gaat om pandemische lockdowns, vertragingen in de verzending of inflatie.

De beste manier om jezelf te beschermen tegen factoren buiten je controle is door een buffer aan te houden, zodat je bedrijf zichzelf kan onderhouden, zelfs als de verkoop of omzet een flinke klap krijgt.

Waddy wijst op de pandemie als een voorbeeld van een periode waarin veel bedrijven kwetsbaar bleken omdat ze niet genoeg cash achter de hand hadden om turbulente omstandigheden te overleven.

'We zagen de erelijst van bedrijven die tijdens COVID failliet gingen. Waarom? Omdat ze geen geld meer hadden', zegt hij.

'De doodsteek voor die bedrijven begon al ver voor COVID. Sommige van die bedrijven gingen binnen enkele weken failliet. Ze hadden niet eens voor twee weken aan vrij beschikbare cash. Anderen kwamen er zonder problemen doorheen omdat ze de cash hadden, en kwamen er aan de andere kant sterker dan ooit uit.'

Hoe je dit aanpakt:Zorg voor een appeltje voor de dorst en houd cash vast, zelfs als je groeit. Om te bepalen hoeveel je nodig hebt, raadt Waddy aan om alleen je vaste lasten voor 10 weken op te tellen: bijvoorbeeld personeelskosten, huur en nutsvoorzieningen.

Dat is het bedrag waar je op moet mikken. Anders is het misschien te laat om financiering te krijgen van financieringsverstrekkers zodra je het echt nodig hebt, omdat ze je dan eerder als een risico zullen zien.

3. Let op onregelmatigheden in je brutomarges

Extreme dalingen en pieken in je winst-en-verliesrekening van maand tot maand kunnen een teken zijn van een boekhoudfout, en die wil je rechtzetten.

Elke retailer, ongeacht de grootte, kan deze fout maken — niet alleen startups — dus het is iets waar elke oprichter van een e-commercebedrijf op moet letten.

Bedrijven die geen grote kortingen geven en constant sterke marges van rond de 70% hebben, zouden een gestage groei in hun W&V-rekeningen moeten zien. Als er inconsistenties zijn in je brutomarges, weet je dat er waarschijnlijk een fout is.

'Je ziet je brutowinst op je W&V-rekening op en neer gaan, in maanden waarvan je weet dat je een goede maand hebt gehad', legt Waddy uit.

'Als je plotseling verliesgevend wordt en je je afvraagt hoe dat kan, vertrouw dan op je gevoel. Je boekhouder boekt je inkopen verkeerd in.'

Hoe je dit aanpakt:'Praktisch gezien: open nu je Xero-bestand en controleer je brutomarge', zegt hij. 'Als je brutomarge schommelt, worden je kostprijs van de omzet en je inkopen verkeerd ingevoerd.'

Bespreek dit met je boekhouder of hoofd financiën als je deze trend ziet, zodat je de fout kunt herstellen en je inkopen correct kunt laten invoeren.

4. Leid je bedrijf alsof het op het punt staat verkocht te worden

Zorg dat je bedrijf soepel draait, zodat je altijd voorbereid bent op de komst van een partner of potentiële koper. Zelfs als je niet echt van plan bent te verkopen, scherp je je financiën aan, zodat je efficiënter kunt werken en consistentere marges kunt behalen.

'Als je met een potentiële koper aan tafel zit en zegt: 'O ja, mijn brutomarge is meestal 55%, maar vorige maand was het 33%, maar maak je geen zorgen. Dat komt gewoon door iets wat John de accountant heeft gedaan', dan verliest de koper zijn vertrouwen', zegt Waddy.

Dit soort boekhoudkundige complexiteiten maken het moeilijker voor je om inzicht te krijgen in wat er in je bedrijf gebeurt. Wees in plaats daarvan consistent in je boekhouding en efficiënt in je cashmanagement, zodat je goed gepositioneerd bent voor groei.

Hoe je dit aanpakt: 'Houd het brandschoon; [houd] cash op de bank', zegt Waddy, met tips over hoe je dit moet aanpakken. 'Je moet genoeg cash hebben, en je kostprijs van de omzet en marges moeten consistent zijn.'

Voer een due diligence-onderzoek uit op je eigen bedrijf, zodat je voorbereid bent op een verkoop als die zich voordoet. Je zult je eigen cashflow beter begrijpen en kansen ontdekken om je marges te verbeteren, zodat je in de tussentijd sneller kunt groeien.

5. Werk samen met financiële partners die e-commerce begrijpen

Een manier om fouten in je boekhouding op te sporen, is door samen te werken met een accountant of financieel medewerker met e-commerce-ervaring. Je moet ook op zoek gaan naar financieringspartners met een e-commerce-achtergrond om ervoor te zorgen dat je de meeste waarde voor je merk krijgt.

'Of je nu werkt met een CFO, een interne financieel manager, een externe CFO, een accountant of een boekhouder, ze moeten ervaring hebben met e-commerce', zegt Waddy. 'Er zijn nuances in e-commerce-financiën die in andere bedrijven gewoon niet bestaan.'

Dit is de beste manier om veelvoorkomende fouten in je boekhouding te vermijden, zoals de pieken en dalen in je W&V-rekeningen die we hierboven noemden.

Een CFO of accountant met e-commerce-ervaring zal die nuances begrijpen die uniek zijn voor e-commerce. Zij zorgen ervoor dat je inkopen correct worden ingevoerd, je marges consistent zijn en je op koers ligt voor groei.

Kijk niet alleen naar e-commerce-ervaring als het om je interne financiën gaat. Financieringsverstrekkers met een e-commerce-achtergrond zullen begrijpen hoe ze de sector en de positie van je bedrijf daarin moeten zien, waardoor ze je meer waarde en betere voorwaarden kunnen bieden dan andere verstrekkers.

Hoe je dit aanpakt:'Je moet een kredietverstrekker — een partner eigenlijk — vinden die gespecialiseerd is in e-commerce', zegt Waddy.

'Traditionele kredietverstrekkers willen hun vingers niet aan je branden, en als ze dat wel doen, zijn de voorwaarden astronomisch. Ik heb die voorwaarden bij meerdere banken meegemaakt, waar ik werd uitgeknepen door de rente. Ik zou niemand aanraden om geld aan te nemen van een instelling die niet begrijpt wat je doet.'

In plaats van financiering te zoeken bij een bank of een commerciële kredietverstrekker die misschien niet de modellen of de achtergrond heeft om het potentieel van je bedrijf goed in te schatten, probeer je een omzetgerelateerde financiering aanbieder zoals Wayflyer.

Je krijgt snelle toegang tot fondsen en flexibele aflossingsvoorwaarden — omdat we diep geworteld zijn in de wereld van e-commerce en we oprichters willen zien slagen.

'Wayflyer draait volledig om e-commerce', zegt Waddy. 'Ik heb in de situatie gezeten dat ik naar de bank ging en ze het niet begrepen. Wayflyer kan de gegevens analyseren en bekijken in hun eigen due diligence-onderzoek. 'Is dit een goede retailer? Ja, we zien hoe onze financiering hen kan helpen groeien.'

6. Vertrouw op Wayflyer als je cashbuffer

Je moet in staat zijn om cash voor jezelf uit het bedrijf te halen en toch een buffer over te houden om te kunnen opereren. Externe financiering is vaak een goede optie om die buffer op te bouwen. Maar je wilt je niet tot financieringspartners wenden als je onvoorbereid bent of vanuit een zwakke positie onderhandelt.

'Haastig op zoek gaan naar financiering vanuit een zwakke positie als het te laat is, betekent dat je aandelen weggeeft aan een 'shark'', zegt Waddy.

'Je accepteert hoge rentetarieven op elke lening die je maar kunt krijgen. Je leent van vrienden en familie — ik heb het allemaal gezien. Ik denk dat je de zaken voor moet zijn. En dat is waar de cashbuffer voor dient.'

Toch zou je niet al je geld in je bedrijf moeten laten zitten alleen maar om het te laten draaien en groeien. In plaats daarvan kun je je wenden tot omzetgerelateerde financiering om je voorraad te financieren.

Bijvoorbeeld, en houd meer cash op de bank zodat je comfortabel geld kunt opnemen wanneer je het nodig hebt. Dat is tenslotte waar ondernemen om draait.

'Ik zou er absoluut voor pleiten dat een oprichter zegt: 'Nou, ik moet geld uit het bedrijf halen om van te leven'', zegt Waddy. 'Wayflyer kan die cashbuffer zijn, zodat oprichters een goed bedrag uit het bedrijf kunnen halen en hun leven kunnen verbeteren.'

Meer informatie over hoe de flexibele financieringsopties van Wayflyer je kunnen helpen je werkkapitaalcyclus te financieren en een cashbuffer op te bouwen voor je e-commercebedrijf.