6 estrategias inteligentes de gestión de tesorería para marcas de comercio electrónico
Una pregunta que le hacen a menudo al asesor y experto en comercio electrónico Paul Waddy es: «¿Cuánto dinero necesito en mi negocio?»
A esa pregunta le suele seguir de cerca: «¿Cuánto inventario necesito?». La respuesta a ambas preguntas reside en encontrar un equilibrio saludable a través de estrategias eficaces de gestión de tesorería.
«Tu dinero siempre está inmovilizado en tu producto, así que necesitas ese apalancamiento operativo», afirma.
Waddy tiene más de 12 años de experiencia en comercio electrónico. Ocupó el segundo puesto en la lista de Inside Retail de Top 50 People in E-Commerce, y es un asesor experimentado de algunas de las marcas de comercio electrónico más conocidas de Australia.
Hablamos con Waddy sobre sus principales estrategias de gestión de tesorería para mantener un negocio saludable y orientado al crecimiento.
Unas estrategias de gestión de tesorería sólidas harán que tu negocio sea más resiliente y te permitirán sacar dinero de tu empresa con total tranquilidad.
1. Mantén un inventario para 12 semanas para satisfacer la demanda
Los negocios de comercio electrónico deben mantener suficiente inventario para cubrir los plazos de fabricación y satisfacer la demanda hasta que llegue el siguiente lote de existencias. Es importante que dispongan de existencias suficientes para hacer frente a las fluctuaciones de las ventas, de modo que no se queden sin liquidez si la demanda aumenta antes de que llegue un nuevo lote.
En el caso de las empresas que importan sus productos, normalmente hay que prever 8 semanas de plazos de fabricación, más otras 4 semanas para el envío.
Esa crisis en la cadena de suministro es uno de los mayores retos de gestión de inventario a los que se enfrentan los fundadores de negocios de comercio electrónico. La recomendación de Waddy es mantener un inventario para al menos 12 semanas, e incluso hasta 16, para ir sobre seguro.
«Lo que deberíamos hacer es tener suficiente inventario como para decir: “Quiero obtener datos de ventas de un mes sobre esto”, y entonces puedo entrar y reponer mi pedido para que, justo cuando se me esté agotando, esté llegando el inventario», dice Waddy.
Para evaluar tu inventario, Waddy también recomienda comprobar tu cobertura semanal o mensual basándote en tus datos de ventas.
Cómo llevarlo a cabo:«Animaría a cualquiera a que compruebe su cobertura mensual; en otras palabras, cuántas existencias tengo ahora mismo a nivel de ventas», dice. «Si estoy facturando un millón de dólares en ventas y tengo 3 millones de dólares en existencias, tengo una cobertura de 3 meses».
Con esos datos, puedes determinar la rapidez con la que se agotarán tus existencias y cuándo tendrás que volver a hacer un pedido. Eso también te ayudará a saber cuándo corres el riesgo de tener demasiado inventario cuando llegue tu próximo pedido.
No te conviene tener demasiado dinero inmovilizado en el inventario. Haz números y, si se acerca el final del mes y tienes demasiadas existencias, es hora de hacer una liquidación.
2. Mantén una tesorería para 10 semanas para conservar la resiliencia
Aunque es importante encontrar y mantener los niveles de inventario adecuados, ese no puede ser tu único objetivo. También necesitas tener dinero en el banco para captar nuevos clientes e impulsar tu negocio a largo plazo.
Además, necesitas tener liquidez para soportar esos periodos difíciles en los que algo va mal. Mantener en el banco una tesorería para al menos 10 semanas te da un colchón para capear cualquier temporal y operar con cierto margen de maniobra.
«Necesitas tener dinero en tu cuenta bancaria para contratar a gente nueva, pagar salarios, hacer marketing y todas esas otras cosas que se necesitan a medida que creces», dice Waddy.
También hemos visto muchos factores que afectan a los minoristas y a sus márgenes de beneficio en los últimos años, ya sean los confinamientos por la pandemia, los retrasos en los envíos o la inflación.
La mejor manera de protegerte contra factores que escapan a tu control es dejarte un colchón para que tu negocio pueda sostenerse aunque las ventas o los ingresos sufran un fuerte golpe.
Waddy pone la pandemia como ejemplo de un momento en que muchas empresas quedaron expuestas por no tener suficiente liquidez para sobrevivir a condiciones turbulentas.
«Vimos la lista de honor de las empresas que se fueron a pique durante la COVID. ¿Por qué? Porque se quedaron sin dinero», dice.
«La sentencia de muerte para esas empresas empezó mucho antes de la COVID. Algunas de ellas se fueron a pique en cuestión de semanas. No tenían ni para dos semanas de liquidez. Otras salieron adelante porque tenían el dinero, y salieron reforzadas».
Cómo llevarlo a cabo:Prepárate para las vacas flacas y guarda dinero incluso cuando estés creciendo. Para calcular cuánto necesitas, Waddy recomienda sumar únicamente tus gastos fijos de 10 semanas: salarios del personal, alquiler y servicios públicos, por ejemplo.
Esa es la cifra a la que debes aspirar. De lo contrario, podría ser demasiado tarde para acceder a la financiación de proveedores de financiación una vez que realmente la necesites, porque es más probable que te vean como un riesgo.
3. Presta atención a las irregularidades en tus márgenes brutos
Las caídas y picos extremos en tu estado de pérdidas y ganancias de un mes a otro podrían ser señal de un error contable, y querrás solucionarlo.
Cualquier minorista, sea cual sea su tamaño, puede cometer este error —no solo las startups—, por lo que es algo a lo que todo fundador de un negocio de comercio electrónico debe prestar atención.
Las empresas que no ofrecen grandes descuentos y tienen márgenes sólidos y constantes de en torno al 70 % deberían ver un crecimiento estable en sus estados de pérdidas y ganancias. Si hay inconsistencias en tus márgenes brutos, sabes que es probable que haya un error.
«Ves que tus beneficios brutos en tu estado de pérdidas y ganancias suben, bajan, suben, bajan, en meses en los que sabes que has tenido un buen mes», explica Waddy.
«Si de repente entras en pérdidas y te quedas perplejo, fíate de tu instinto. Tu contable está registrando tus compras incorrectamente».
Cómo llevarlo a cabo:«Hablando en plata, abre ahora mismo tu archivo de Xero y comprueba tu margen bruto», dice. «Si tu margen bruto fluctúa, tu coste de los bienes vendidos y tus compras se están registrando incorrectamente».
Habla con tu contable o director financiero si observas esta tendencia para que puedas aclarar el error y conseguir que tus compras se registren correctamente.
4. Gestiona tu negocio como si fueras a venderlo
Mantén el buen funcionamiento de tu negocio, para que siempre estés preparado para la incorporación de un socio o un posible comprador. Aunque no vayas a vender, sanearás tus finanzas para poder operar con más eficiencia y obtener márgenes más constantes.
«Si estás sentado con un posible comprador y le dices: “Sí, mi margen bruto suele ser del 55 %, pero el mes pasado fue del 33 %, pero no te preocupes. Es solo por algo que ha hecho John, el contable”, el comprador pierde la confianza», dice Waddy.
Este tipo de complejidades contables te dificultan la visibilidad de lo que ocurre en tu empresa. En su lugar, sé constante en tu contabilidad y eficiente en tu gestión de tesorería, para estar bien posicionado para el crecimiento.
Cómo llevarlo a cabo: «Mantenlo todo impecable; [ten] dinero en el banco», dice Waddy, ofreciendo consejos sobre cómo hacerlo. «Tienes que tener suficiente liquidez, y tu coste de los bienes vendidos y tus márgenes tienen que ser constantes».
Realiza una auditoría de compra de tu propio negocio, para que estés preparado para una venta si surge la oportunidad. Entenderás mejor tu propio flujo de caja y descubrirás oportunidades para mejorar tus márgenes y poder crecer más rápido mientras tanto.
5. Trabaja con socios financieros que entiendan el comercio electrónico
Una forma de solucionar los errores de contabilidad es trabajar con un contable o director financiero con experiencia en comercio electrónico. También deberías buscar socios financieros con experiencia en comercio electrónico para asegurarte de que obtienes el máximo valor para tu marca.
«Ya sea [que trabajes con] un director financiero o un gerente financiero interno, un director financiero externo, un contable o un tenedor de libros, tienen que tener experiencia en comercio electrónico», dice Waddy. «Hay matices en las finanzas del comercio electrónico que simplemente no existen en otros negocios».
Esta es la mejor manera de evitar errores comunes en tu contabilidad, como esos picos y caídas en tus estados de pérdidas y ganancias que mencionamos antes.
Un director financiero o contable con experiencia en comercio electrónico entenderá esos matices que son exclusivos del comercio electrónico. Se asegurarán de que tus compras se registren correctamente, de que tus márgenes sean constantes y de que vayas por el buen camino hacia el crecimiento.
No te limites a buscar experiencia en comercio electrónico en lo que respecta a tus finanzas internas. Los proveedores de financiación con experiencia en comercio electrónico sabrán cómo ver el sector y el lugar que ocupa tu empresa en él, lo que te dará más valor y mejores condiciones que otros proveedores.
Cómo llevarlo a cabo:«Tienes que conseguir un prestamista —un socio, en realidad— que se especialice en comercio electrónico», dice Waddy.
«Los prestamistas tradicionales no quieren saber nada de ti, y cuando lo hacen, las condiciones son astronómicas. He estado en esas condiciones con varios bancos, acribillado por los tipos de interés. No creo que le recomendara a nadie que aceptara dinero de una entidad que no entiende lo que estás haciendo».
En lugar de buscar financiación de un banco o un prestamista comercial que puede no tener los modelos o la experiencia para evaluar adecuadamente el potencial de tu empresa, prueba con un proveedor de financiación basada en ingresos como Wayflyer.
Obtendrás un acceso rápido a los fondos y unas condiciones de reembolso flexibles, porque estamos profundamente arraigados en el mundo del comercio electrónico y queremos que los fundadores tengan éxito.
«Wayflyer se dedica por completo al comercio electrónico», dice Waddy. «He estado en esa situación en la que he ido al banco y no lo han entendido. Wayflyer es capaz de analizar los datos y examinarlos en su propia auditoría de compra. “¿Es un buen minorista? Sí, podemos ver cómo nuestra financiación puede ayudarle a crecer”».
6. Apóyate en Wayflyer como tu colchón de liquidez
Deberías poder sacar dinero para ti y aun así dejar un colchón en el negocio para operar. La financiación externa suele ser una opción sensata para ayudar a crear ese colchón. Pero no querrás recurrir a socios financieros cuando no estés preparado o negocies desde una posición de debilidad.
«Buscar financiación a la desesperada desde una posición de debilidad cuando es demasiado tarde significa que estás cediendo capital a un tiburón», dice Waddy.
«Estás aceptando tipos de interés altos en cualquier préstamo que puedas conseguir. Pides prestado a amigos y familiares... lo he visto todo. Creo que hay que adelantarse a los acontecimientos. Y para eso está el colchón de liquidez».
Aun así, no deberías tener que dejar todo tu dinero en tu negocio solo para verlo funcionar y crecer. En su lugar, puedes recurrir a la financiación basada en ingresos para financiar tu inventario.
Por ejemplo, y mantener más dinero en el banco para que puedas retirar dinero cómodamente cuando lo necesites. Al fin y al cabo, de eso se trata tener un negocio.
«Definitivamente, abogaría por que un fundador dijera: “Bueno, necesito sacar dinero para vivir”», dice Waddy. «Wayflyer puede entrar y ser ese colchón de liquidez para que los fundadores puedan sacar un buen dinero de la empresa y mejorar sus vidas».
Más información sobre cómo las opciones de financiación flexibles de Wayflyer pueden ayudarte a financiar tu ciclo de capital circulante y a crear un colchón de liquidez para tu empresa de comercio electrónico.
