6 estrategias inteligentes de gestión de efectivo para marcas de comercio electrónico
Una pregunta que el asesor y experto en comercio electrónico Paul Waddy recibe mucho es: “¿Cuánto efectivo necesito en mi negocio?”
A eso generalmente le sigue de cerca: “¿Cuánto inventario necesito?” La respuesta a ambas preguntas radica en lograr un equilibrio saludable a través de estrategias efectivas de gestión de efectivo.
“Tu dinero siempre está atado a tu producto, por lo que necesitas ese apalancamiento operativo”, dice.
Waddy tiene más de 12 años de experiencia en comercio electrónico. Fue clasificado como el número 2 enInside Retail’sen la lista deLas 50 personas más importantes en comercio electrónico, y es un asesor experimentado de algunas de las marcas de comercio electrónico más conocidas de Australia.
Hablamos con Waddy sobre sus principales estrategias de gestión de efectivo para mantener tu negocio saludable y orientado al crecimiento.
Las estrategias sólidas de gestión de efectivo harán que tu negocio sea más resistente y te permitirán sacar dinero de tu empresa con tranquilidad.
1. Mantén 12 semanas de inventario para satisfacer la demanda
Los negocios de comercio electrónico deben mantener suficiente inventario a mano para cubrir los plazos de entrega de fabricación y satisfacer la demanda hasta que llegue su próximo lote de existencias. Es importante destacar que deben mantener suficientes existencias para tener en cuenta las fluctuaciones en las ventas, de modo que no se queden sin efectivo si la demanda aumenta antes de que llegue un nuevo lote.
Observando a las empresas que importan su producto, normalmente necesitas planificar 8 semanas para los plazos de entrega de fabricación, más otras 4 semanas para el envío.
Esa crisis en la cadena de suministro es uno de los mayores desafíos de gestión de inventario que enfrentan los fundadores de comercio electrónico. La recomendación de Waddy es mantener al menos 12 semanas de inventario a mano, y posiblemente incluso hasta 16 semanas, para asegurarse de estar seguro.
“Lo que deberíamos hacer es mantener suficiente inventario para decir: 'Quiero obtener un mes de datos de ventas sobre esto', y luego puedo entrar y reemplazar mi pedido para que justo cuando me esté quedando sin existencias, el inventario esté llegando”, dice Waddy.
Para evaluar tu inventario, Waddy también recomienda verificar la cobertura de tu semana o la cobertura de tu mes según tus datos de ventas.
Cómo llevarlo a cabo:“Animaría a cualquiera a que revise la cobertura de su mes; en otras palabras, cuánto stock tengo a mano en este momento a nivel de ventas”, dice. “Si estoy haciendo un millón de dólares en ventas y tengo $3 millones de stock a mano, tengo una cobertura de 3 meses”.
Con esos datos, puedes determinar con qué rapidez te quedarás sin existencias y cuándo necesitarás volver a realizar el pedido. Eso también te ayudará a comprender cuándo corres el riesgo de tener demasiado inventario a medida que llega tu próximo pedido.
No quieres tener demasiado efectivo atado al inventario. Haz los cálculos y, si te acercas al final del mes y tienes demasiado stock, es hora de hacer una venta.
2. Mantén 10 semanas de efectivo a mano para mantenerte resiliente
Si bien encontrar y luego mantener los niveles de inventario correctos es importante, ese no puede ser tu único enfoque. También necesitas tener dinero en el banco para adquirir nuevos clientes y hacer avanzar tu negocio a largo plazo.
Además, necesitas efectivo a mano para resistir esos períodos desafiantes en los que algo sale mal. Mantener al menos 10 semanas de efectivo en el banco te da un margen para superar cualquier tormenta y operar con cierto margen de maniobra.
“Necesitas mantener dinero en tu cuenta bancaria para contratar gente nueva, pagar salarios, hacer marketing y todas estas otras cosas que se requieren a medida que creces”, dice Waddy.
También hemos visto muchos factores que impactan a los minoristas y susmárgenes de beneficioen los últimos años, ya sean cierres por pandemia, retrasos en los envíos o inflación.
La mejor manera de protegerte contra factores fuera de tu control es dejarte un margen para que tu negocio pueda sostenerse incluso si las ventas o los ingresos sufren un gran golpe.
Waddy señala la pandemia como un ejemplo de cuándo muchas empresas quedaron expuestas porque no tenían suficiente efectivo a mano para sobrevivir a condiciones turbulentas.
“Vimos la lista de honor de las empresas que se fueron a pique durante el COVID. ¿Por qué? Porque se quedaron sin dinero”, dice.
“El toque de difuntos para esas empresas comenzó mucho antes del COVID. Algunas de esas empresas se fueron a pique en cuestión de semanas. Ni siquiera tenían dos semanas de efectivo disponible. Otras navegaron sin problemas porque tenían el efectivo y salieron del otro lado más fuertes que nunca”.
**Cómo llevarlo a cabo:**Planifica para un día lluvioso y conserva el efectivo incluso cuando estés creciendo. Para calcular cuánto necesitas, Waddy recomienda sumar solo tus gastos fijos durante 10 semanas: salarios del personal, alquiler y servicios públicos, por ejemplo.
Ese es el número al que debes apuntar. De lo contrario, podría ser demasiado tarde para acceder a la financiación deproveedores de financiaciónuna vez que realmente lo necesites porque es más probable que te vean como un riesgo.
3. Presta atención a las irregularidades en tus márgenes brutos
Las caídas y los picos extremos en tu estado de pérdidas y ganancias de un mes a otro podrían ser una señal de un error de contabilidad, y querrás solucionarlo.
Cualquier minorista de cualquier tamaño puede cometer este error, no solo las empresas emergentes, por lo que es algo que todo fundador de comercio electrónico debe vigilar.
Las empresas que no ofrecen grandes descuentos y tienen márgenes consistentemente sólidos de alrededor del 70% deberían ver un crecimiento constante en sus estados de P&L. Si hay consistencias en tus márgenes brutos, sabes que es probable que haya un error.
“Ves que tus ganancias brutas en tu P&L suben, bajan, suben, bajan, en meses en los que sabes que has tenido un buen mes”, explica Waddy.
“Si de repente caes en territorio de pérdidas y te estás rascando la cabeza, confía en tu instinto. Tu contador está ingresando tus compras incorrectamente”.
Cómo llevarlo a cabo:“Hablando en términos prácticos, abre tu archivo Xero ahora mismo y ve a verificar tu margen bruto”, dice. “Si tu margen bruto está fluctuando, tu COGS y tus compras se están ingresando incorrectamente”.
Habla con tu contador o jefe de finanzas si ves esta tendencia para que puedas aclarar el error e ingresar tus compras correctamente.
4. Dirige tu negocio como si estuviera a punto de venderse
Mantén tu negocio funcionando sin problemas, para que siempre estés preparado para que un socio o un comprador potencial se incorpore. Incluso si no estás vendiendo, ajustarás tus finanzas para que puedas operar de manera más eficiente y obtener márgenes más consistentes.
“Si estás sentado con un comprador potencial y dices: 'Oh, sí, mi margen bruto suele ser del 55%, pero el mes pasado fue del 33%, pero no te preocupes. Eso es solo por algo que ha hecho John, el contador', el comprador está perdiendo la confianza”, dice Waddy.
Este tipo de complejidades contables dificultan que obtengas visibilidad de lo que está sucediendo en tu empresa. En cambio, sé consistente en tu contabilidad y eficiente en tu gestión de efectivo, para que estés bien posicionado para el crecimiento.
Cómo llevarlo a cabo: “Mantenlo impecable; [mantén] efectivo en el banco”, dice Waddy, ofreciendo consejos sobre cómo hacerlo. “Tienes que tener suficiente efectivo, y tu COGS y tus márgenes deben ser consistentes”.
Realiza la debida diligencia en tu propio negocio, para que estés preparado para una venta si surge una. Comprenderás mejor tu propio flujo de efectivo y descubrirás oportunidades para mejorar tus márgenes para que puedas crecer más rápido mientras tanto.
5. Trata con socios financieros que entiendan el comercio electrónico
Una forma de resolver los errores en tu contabilidad es trabajar con un contador o un funcionario financiero con experiencia en comercio electrónico. También debes buscar socios de financiación que tengan experiencia en comercio electrónico para asegurarte de obtener el mayor valor para tu marca.
“Ya sea que [estés trabajando con] un CFO o un gerente de finanzas interno, un CFO subcontratado, un contador o un tenedor de libros, deben tener experiencia en comercio electrónico”, dice Waddy. “Hay matices con las finanzas del comercio electrónico que simplemente no existen en otros negocios”.
Esta es la mejor manera de evitar errores comunes en tu contabilidad, como esos picos y caídas en tus estados de P&L que mencionamos anteriormente.
Un CFO o contador con experiencia en comercio electrónico comprenderá esos matices que son exclusivos del comercio electrónico. Se asegurarán de que tus compras se ingresen correctamente, tus márgenes sean consistentes y estés encaminado hacia el crecimiento.
No solo busques experiencia en comercio electrónico cuando se trata de tus finanzas internas. Los proveedores de financiación que tienen experiencia en comercio electrónico comprenderán cómo ver la industria y el lugar de tu empresa dentro de ella, lo que te dará más valor y mejores condiciones que otros proveedores.
Cómo llevarlo a cabo:“Tienes que conseguir un prestamista, un socio, en realidad, que se especialice en comercio electrónico”, dice Waddy.
“Los prestamistas tradicionales no quieren tocarte, y cuando lo hacen, los términos son astronómicos. He estado en esos términos con varios bancos siendo perforado por la tasa de interés. No creo que abogaría por que nadie tome dinero de una instalación que no entienda lo que estás haciendo”.
En lugar de buscar financiación de un banco o un prestamista comercial que puede no tener el modelo o los antecedentes para evaluar adecuadamente el potencial de tu empresa, prueba unfinanciación basada en ingresosproveedor como Wayflyer.
Obtendrás acceso rápido a los fondos y términos de remesa flexibles, porque estamos profundamente arraigados en el mundo del comercio electrónico y queremos ver que los fundadores tengan éxito.
“Wayflyer se trata de comercio electrónico”, dice Waddy. “He estado en esa posición en la que he ido al banco y no han entendido. Wayflyer puede analizar los datos y analizarlos en su propia diligencia debida. '¿Es este un buen minorista? Sí, podemos ver cómo nuestra financiación puede ayudarles a crecer'”.
6. Apóyate en Wayflyer como tu colchón de efectivo
Deberías poder extraer efectivo para ti y aún así dejar un colchón en el negocio para operar. La financiación externa suele ser una opción sólida para ayudar a construir ese colchón. Pero no quieres recurrir a socios financieros cuando no estás preparado o estás negociando desde una posición débil.
“Buscar financiación en una posición de debilidad cuando es demasiado tarde significa que estás regalando capital a un tiburón”, dice Waddy.
“Estás asumiendo altas tasas de interés en cualquier préstamo que puedas conseguir. Estás pidiendo prestado a amigos y familiares, lo he visto todo. Creo que tienes que adelantarte a la curva. Y de eso se trata el colchón de efectivo”.
Aún así, no deberías tener que dejar todo tu dinero en tu negocio solo para verlo operar y crecer. En cambio, puedes recurrir a la financiación basada en los ingresos parafinanciar tu inventario.
Por ejemplo, y mantener más efectivo en el banco para que puedas retirar dinero cómodamente cuando lo necesites. Después de todo, de eso se trata entrar en el negocio.
“Yo abogaría absolutamente por que un fundador diga: 'Bueno, necesito sacar dinero para vivir'”, dice Waddy. “Wayflyer puede entrar y ser ese colchón de efectivo para que los fundadores puedan sacar buen dinero de la empresa y mejorar sus vidas”.
Aprende mássobre cómo las opciones de financiación flexibles de Wayflyer pueden ayudarte a financiar tu ciclo de capital de trabajo y construir un colchón de efectivo para tu empresa de comercio electrónico.