Cómo hacer una previsión de flujo de caja a doce semanas para tu marca

¿Qué es la gestión del flujo de caja?

En pocas palabras, la gestión del flujo de caja es el proceso de seguimiento, comprensión y optimización de la cantidad de dinero que entra y sale de tu negocio durante un periodo de tiempo.

Tienes un flujo de caja positivo cuando entra más dinero del que sale, y un flujo de caja negativo si tienes más salidas que entradas.

¿Por qué necesitas una previsión de flujo de caja?

Dominar la gestión del flujo de caja es una gran ventaja para tu negocio. Puedes planificar tu crecimiento, prever cualquier déficit y evitar la sorpresa de una escasez de liquidez inesperada.

Casi todas las empresas crean un «plan estratégico» inicial que describe sus objetivos para el próximo periodo. Vender X unidades. Mejorar los márgenes a Y. Lanzar en el país Z.

Pero no son suficientes las empresas que tienen una previsión de flujo de caja detallada para guiar las operaciones del día a día.

Esto es un riesgo, porque, como hemos dicho antes, es una combinación de una economía unitaria rentable y una gestión cuidadosa del flujo de caja lo que hace que un negocio sea bueno.

Tus ambiciones de crecimiento pueden ser factibles, pero no si te quedas sin liquidez mientras tanto.

Además de tus planes anuales, necesitas establecer una previsión de flujo de caja a doce semanas que trace los cobros y desembolsos previstos que entran y salen de la cuenta bancaria de la empresa para el próximo trimestre.

La pregunta que responde tu plan estratégico es: ¿cuál debería ser nuestra posición de tesorería en un trimestre?

La previsión de flujo de caja proporciona una visión a micronivel de esto: ¿a quién tenemos que pagar y cuándo? ¿Quién tiene que pagarnos y cuándo? Es una herramienta fundamental para la toma de decisiones para hacer un seguimiento del dinero que entra y sale del negocio, y debe actualizarse semanalmente a medida que surge nueva información.

Cómo elaborar una previsión de flujo de caja a doce semanas: 5 pasos para planificar tu crecimiento

Sabes que necesitas una previsión de flujo de caja, pero ¿cuál es la mejor manera de configurarla?

Tras hablar con miles de fundadores de eCommerce, reconocemos que controlar el flujo de caja puede ser una tarea tediosa. Por eso hemos creado una plantilla gratuita de gestión del flujo de caja y una guía de 5 pasos para ayudarte.

1. Establece tu marco temporal

Para planificar y analizar tu flujo de caja, debes anotar de cuánto efectivo dispones al principio y al final de un periodo concreto. La opción predeterminada en nuestra plantilla es una previsión de flujo de caja a doce semanas para alinearla con los ciclos de informes trimestrales, pero también deberías considerar la visión anual que anticipa los picos y valles estacionales.

2. Anota cualquier inyección de capital prevista

Anota cualquier inyección de capital que esperes. Las formas más comunes son el capital obtenido a cambio de acciones, la deuda contraída con proveedores de financiación externos, o los ahorros personales que inviertes en el negocio.

3. Prevé tus ingresos

Empieza con la perspectiva anual. Casi todas las marcas de consumo experimentan algún nivel de estacionalidad.

Estas fluctuaciones pueden ser drásticas para determinados productos, como bañadores, abrigos de invierno o material para la vuelta al cole. Es importante que esta estacionalidad se tenga en cuenta al gestionar tu flujo de caja.

Echa un vistazo a tus datos de ventas del último o los dos últimos años de actividad. Busca patrones que te ayuden a predecir la demanda, como cuándo podría aumentar el volumen y qué productos son los más populares.

Utiliza esto para guiar tus predicciones, pero asegúrate de tener en cuenta también tus ambiciones de crecimiento.

Ahora pasa a la visión a micronivel. ¿Cómo se ve afectado el próximo periodo de doce semanas por las fluctuaciones de las ventas? ¿Cómo esperas que se ajusten tus entradas de efectivo en respuesta a esto?

4. Estima tus salidas de efectivo

Después de prever los ingresos, tendrás una buena idea de cuál será la demanda de ventas y qué productos necesitas en stock para satisfacer esa demanda.

Entonces puedes empezar a evaluar las salidas de efectivo necesarias, que normalmente pueden estimarse como un porcentaje de los ingresos.

¿Cuánto capital necesita tu negocio para alcanzar sus ambiciones de crecimiento? Esta es una evaluación importante que hay que hacer, porque el tamaño de tu pedido de inventario está directamente ligado a la cantidad de efectivo de la que dispones.

Si una empresa no tiene acceso a financiación, puede que no pueda permitirse suficiente producto para satisfacer la demanda prevista. Esto es especialmente cierto en el caso de las marcas en crecimiento, cuyas ventas futuras superarán las operaciones actuales.

Como hemos descrito en nuestro artículo sobre el ciclo de conversión de efectivo, el crecimiento exitoso de las ventas puede llevar a la quiebra a una empresa, porque una cantidad creciente de efectivo está «inmovilizada» en el stock y no puede recuperarse a tiempo para cubrir los gastos.

Debes estimar y crear un presupuesto para los gastos que tendrás que pagar. Algunos de ellos se mantienen relativamente constantes, incluso en temporada baja, como el alquiler, los salarios y las suscripciones a software. Otros varían en función de las fluctuaciones estacionales, como el gasto en inventario y marketing.

Al planificar tu gasto en inventario, es importante tener en cuenta los plazos de entrega y las condiciones de pago. Tu plazo de entrega es el periodo de tiempo que transcurre entre el momento en que haces un pedido a un proveedor y el momento en que recibes el envío.

Puede variar mucho según la categoría del producto. Un negocio de eCommerce especializado en artículos para el hogar y el jardín necesitará tener en stock muebles de exterior cuando los clientes empiecen a comprar esos artículos en primavera.

Pero la fabricación de este tipo de muebles lleva meses y podría traducirse en un plazo de entrega de seis a ocho meses.

Eso significa que la empresa tendría que hacer el pedido en agosto para tener los productos en stock en febrero, cuando empieza a recibir pedidos.

La marca también debe estar preparada para pagar un depósito al hacer el pedido, que no se recuperará hasta que los productos se vendan mucho más tarde.

Su ciclo de conversión de efectivo es mucho más largo que, por ejemplo, el de una marca de chocolate que solo necesita esperar unas semanas a que un proveedor surta su pedido. Sus necesidades de capital iniciales también son probablemente mayores.

Pero si recuerdas nuestros artículos anteriores, esto podría justificarse por un mayor margen de contribución por unidad y un punto de equilibrio más bajo en unidades, siempre que puedan gestionar su flujo de caja de forma eficaz mientras tanto.

Cada categoría de producto tiene características inherentes que afectan a las necesidades de flujo de caja. Considera cuándo se producen las fluctuaciones de tu demanda, y estima las salidas de efectivo necesarias para satisfacer esta demanda.

5. Analiza tu posición de tesorería proyectada

¿Cuáles son los periodos de mayor intensidad de capital? ¿Tendré suficiente efectivo disponible para cubrir los gastos operativos fijos? ¿Hay algún periodo en el que la financiación externa podría beneficiar a mi negocio?

Después de completar tu previsión de flujo de caja y obtener una imagen más clara de tu flujo de caja proyectado, necesitas tomar decisiones importantes para desbloquear cualquier restricción de liquidez y maximizar las posibilidades de éxito de tu negocio.

Siempre debes mantener un colchón de liquidez para que el negocio pueda seguir funcionando en el día a día.

Muchas empresas recurren a fondos personales para superar las restricciones de flujo de caja, pero arriesgar el patrimonio personal por una aventura empresarial rara vez es la mejor opción.

Los proveedores de financiación externa suelen ser una opción sólida para capitalizar las oportunidades de crecimiento mientras se mantiene un colchón de liquidez.

Consejos de expertos para la gestión de tesorería

Una estrategia sólida de gestión de tesorería hará que tu negocio de eCommerce sea más resiliente y te permitirá sacar dinero de tu empresa con tranquilidad.

Asegurarse de tener siempre suficiente flujo de caja operativo disponible es importante porque te permite cumplir con las obligaciones financieras existentes, estar preparado para imprevistos futuros, y planificar tu crecimiento futuro.

Prescribir un enfoque único y exacto no sería inteligente, porque depende de la naturaleza de tu negocio. Pero para obtener algunos consejos generales para mantener tu negocio en una posición saludable, hablamos con el renombrado experto en eCommerce Paul Waddy:

Mantén 12 semanas de inventario para satisfacer la demanda

Los negocios de eCommerce deben mantener suficiente inventario disponible para cubrir los plazos de fabricación y satisfacer la demanda hasta que llegue su siguiente lote de stock.

Es importante que mantengan suficiente stock para tener en cuenta las fluctuaciones en las ventas para no quedarse sin existencias si la demanda se dispara antes de que llegue un nuevo lote.

«Animaría a cualquiera a que compruebe su cobertura mensual, es decir, ¿cuánto stock tengo disponible ahora mismo a nivel de ventas?», dice Waddy.

«Si estoy facturando un millón de dólares en ventas y tengo 3 millones de dólares de stock disponible, tengo 3 meses cubiertos».

El seguimiento de estos datos también te ayudará a identificar cuándo corres el riesgo de tener demasiado inventario. No quieres tener demasiado efectivo inmovilizado en el inventario.

Haz los cálculos, y si tienes demasiado stock a finales de mes, ajusta los próximos pedidos de inventario o considera la posibilidad de hacer una oferta.

Mantén 10 semanas de efectivo disponible para mantener la resiliencia

Mantener 10 semanas de efectivo en el banco te da un colchón para cubrir los gastos operativos que puedan surgir.

«Necesitas tener dinero en tu cuenta bancaria para contratar a gente nueva, pagar salarios, publicar anuncios», dice Waddy.

Asóciate con un proveedor de capital que entienda tu negocio

Debes buscar socios financieros que entiendan tu modelo de negocio. «Hay matices en la financiación del eCommerce que simplemente no existen para los negocios más tradicionales», dice Waddy.

Con un socio financiero como Wayflyer, puedes acceder a la financiación rápidamente, con condiciones de reembolso flexibles que se adaptan a las necesidades de tu negocio.