Dominar el flujo de caja es clave para desbloquear el crecimiento de tu negocio de e-commerce.
¿Qué es la gestión del flujo de caja?
En pocas palabras, es el proceso de seguir, comprender y optimizar la cantidad de dinero que entra y sale de tu negocio durante un periodo de tiempo.
Tienes un flujo de caja positivo cuando entra más dinero del que sale, y un flujo de caja negativo si tienes más salidas que entradas.
Mejora el flujo de caja de tu negocio con una mejor planificación
Dominar la gestión del flujo de caja es una gran ventaja como propietario de un negocio de e-commerce. Puedes planificar tu crecimiento, prever cualquier déficit y reducir el estrés general del negocio.
Tras hablar con miles de fundadores de e-commerce, reconocemos que mantenerse al día con el flujo de caja puede ser una tarea tediosa.
Y seamos sinceros, probablemente no quieras gastar miles en un software de previsión para el que necesitas un MBA para manejarlo.
Por eso hemos creado una plantilla gratuita de gestión del flujo de caja.
Obtén un enlace de descarga ahora, directamente en tu bandeja de entrada.
¿Quieres saber más sobre el flujo de caja? A continuación, cubrimos:
- Cómo sacar el máximo partido a nuestra plantilla de flujo de caja
- Por qué el flujo de caja es importante para tu negocio
- 5 consejos de expertos para la gestión de caja en e-commerce
Cómo sacar el máximo partido a nuestra plantilla de previsión de flujo de caja
1. Establece tu marco temporal
Para planificar y analizar tu flujo de caja, debes anotar cuánto efectivo libre (FCFF) está disponible al principio y al final de un periodo específico. Puede ser una semana o un mes.
El valor predeterminado de esta plantilla es un estado de 12 meses. En la hoja de cálculo de Excel o Google Sheets, introduce el mes de inicio y la cantidad de efectivo inicial que tienes disponible en ese momento.
2. Anota cualquier inyección de efectivo prevista, como deudas, ampliaciones de capital o ahorros personales
Si esperas alguna inyección de efectivo a lo largo del año, debes anotarla en la plantilla.
Las formas más comunes son el efectivo recaudado a cambio de capital, la deuda contraída con bancos tradicionales o los ahorros personales que inviertes en el negocio. Planifica con antelación y estima en qué meses esperas recibir esta entrada de efectivo.
3. Prevé tus ingresos
Empieza por echar un vistazo a tus datos de ventas del último o los dos últimos años de operaciones. Esto te dará una idea de los patrones de ventas que necesitas para identificar las tendencias que te ayudarán a predecir la demanda, como cuándo podrían empezar a repuntar las ventas y qué productos son los más populares.
Utiliza los datos anteriores para guiar tus proyecciones, pero asegúrate de tener en cuenta también tus ambiciones de crecimiento. Puedes dividir los ingresos previstos en ventas online (por ejemplo, a través de tu tienda Shopify, WooCommerce u otra tienda DTC) y ventas al por mayor.
Todos los negocios DTC experimentan algún nivel de fluctuación de la demanda. Las fluctuaciones pueden ser drásticas, especialmente en los negocios estacionales. Si prevés fluctuaciones en las ventas, especialmente al llegar el cuarto trimestre con el Black Friday y el Cyber Monday, intenta reflejarlo en tus previsiones de ventas.
4. Estima tus salidas de efectivo
Después de prever los ingresos, tendrás una buena idea de cuál será la demanda de ventas y qué productos necesitas para satisfacerla.
Entonces podrás empezar a evaluar las salidas de efectivo para comprender qué capital necesita tu negocio para capitalizar esta demanda.
Esto es importante, porque la capacidad de un negocio de e-commerce para pagar el producto define el tamaño del pedido. Si un negocio no tiene acceso a financiación, puede que no pueda permitirse suficiente producto para satisfacer la demanda prevista.
Esto es especialmente cierto en el caso de las marcas en crecimiento, cuyas ventas futuras superarán las operaciones actuales, lo que significa que no tendrán suficientes beneficios para comprar producto y perderán oportunidades de venta.
Debes estimar y crear un presupuesto para los gastos que tendrás que pagar para satisfacer la demanda.
Algunos de ellos variarán en función de las fluctuaciones estacionales, como el inventario y el gasto en marketing. Otros permanecen relativamente constantes, incluso en temporada baja, como el alquiler, los salarios y las suscripciones a software.
Para la planificación del inventario, es importante entender los plazos de entrega y las condiciones de pago. El plazo de entrega es el periodo de tiempo que transcurre entre el momento en que se hace un pedido a un proveedor y el momento en que se recibe el envío. En pocas palabras, es el tiempo que tarda un proveedor en servirte el pedido, y tiene un gran impacto en tu negocio.
El plazo de entrega dicta cuándo tendrás que hacer un pedido para prepararte para la demanda estacional y cuándo necesitarás los fondos para pagar. Puede variar mucho en función del negocio y del sector en el que opere.
Por ejemplo, un negocio de e-commerce especializado en artículos para el hogar y el jardín necesitará tener en stock muebles de patio para exterior cuando los clientes empiecen a comprar esos artículos en primavera.
La fabricación de este tipo de muebles lleva meses, lo que se traduce en un plazo de entrega de seis a ocho meses.
Esto significa que el negocio tendría que hacer el pedido en agosto para tener los productos en stock en febrero, cuando empezará a recibir sus primeros pedidos.
La marca también debe estar preparada para pagar un depósito al hacer el pedido, que no recuperará hasta que venda los productos meses después.
Mientras que los minoristas que venden muebles de jardín tienen plazos de entrega de meses, los vendedores de chocolate para las fiestas puede que solo necesiten esperar unas semanas a que un proveedor les sirva el pedido.
Considera cuándo se producen las fluctuaciones de la demanda y estima las salidas de efectivo que se necesitan por adelantado para satisfacer esta demanda.
Después de prever los ingresos, tendrás una buena idea de cuál será la demanda de ventas y qué productos necesitas para satisfacerla. Entonces podrás empezar a evaluar las salidas de efectivo para comprender qué capital necesita tu negocio para capitalizar esta demanda.
5. Analiza tu posición de caja proyectada
¿Cuáles son los periodos de mayor intensidad de capital? ¿Tendré suficiente efectivo disponible para financiar mi crecimiento? ¿Hay algún periodo en el que la financiación externa pueda ayudar a mi negocio?
Después de completar la plantilla de Excel y obtener una imagen más clara de tu flujo de caja proyectado para el año que viene, ahora tienes que tomar decisiones importantes para desbloquear cualquier restricción de efectivo, mejorar tu gestión del flujo de caja y maximizar las posibilidades de éxito de tu negocio.
NOTA: Se pretende que sea un documento vivo. Puedes ejecutar un análisis de escenarios para ver cómo las diferentes previsiones afectarán a tu negocio. Puede ser difícil hacer proyecciones precisas con meses de antelación, pero debes seguir actualizando tus estimaciones a lo largo del año a medida que dispongas de más información.
BONUS: Evalúa si la financiación de ingresos sería buena para tu negocio
Siempre debes mantener un colchón de efectivo para que el negocio funcione. Cuando los propietarios de pequeñas empresas se enfrentan a un obstáculo financiero, el 62 % de ellos recurre a sus propios fondos personales para ayudarles a superarlo. Pero arriesgar el patrimonio personal por una aventura empresarial rara vez es la mejor opción. Eso deja una alternativa: la financiación.
La financiación externa suele ser una opción sólida para ayudar a crear un colchón de efectivo. Decidir qué tipo de financiación es la mejor para tu negocio es una gran decisión.
Una opción que muchos negocios de e-commerce DTC pueden considerar es la financiación de capital, que consiste en que una empresa vende acciones del negocio para obtener capital.
Otra opción es un préstamo empresarial tradicional, pero para las empresas con menos activos contra los que pedir prestado, los préstamos bancarios tradicionales pueden no ser una opción.
Sin embargo, cada vez más, el e-commerce está recurriendo a la financiación basada en los ingresos, un tipo de financiación que da a las empresas acceso a capital circulante sin ceder capital.
Este tipo de estrategia de financiación recauda capital no dilutivo asociándose con un financiador como Wayflyer, que recibe remesas como un porcentaje de las ventas y concede crédito basándose en las predicciones de ventas futuras.
Puedes utilizar esta plantilla de planificación del flujo de caja para ver si Wayflyer puede ayudar a desbloquear las restricciones de efectivo de tu negocio
Navega a la pestaña de bonus en la plantilla y completa la sección resaltada. Puedes introducir la cantidad de financiación que necesitas y en qué periodo de tiempo, por ejemplo, de cara al BFCM.
Introduce varios escenarios y evalúa cómo cambia tu posición de caja con la financiación de Wayflyer, en comparación con tu situación de flujo de caja actual. Como siguiente paso, completa el siguiente formulario y nuestros expertos se pondrán en contacto contigo para informarte de las opciones disponibles.
Flujo de caja 101: tres consejos rápidos de expertos para la gestión de caja en e-commerce
Paul Waddy tiene más de 12 años de experiencia en e-commerce. Ocupó el puesto número 2 en la lista de Inside Retail de las 50 personas más importantes del e-commerce, y es un experimentado asesor de algunas de las marcas de e-commerce más conocidas de Australia.
¿Por qué es importante el flujo de caja para un negocio de e-commerce?
Una estrategia sólida de gestión de caja hará que tu negocio de e-commerce sea más resistente y te permitirá sacar dinero de tu empresa con tranquilidad.
Asegurarse de tener siempre suficiente flujo de caja operativo disponible es importante porque te permite cumplir con las obligaciones financieras existentes, estar preparado para cualquier imprevisto y planificar tu crecimiento futuro.
Hablamos con Waddy sobre sus principales consejos de gestión de caja para mantener tu negocio sano y orientado al crecimiento:
1. Mantén 12 semanas de inventario para mantenerte al día con la demanda
Los negocios de e-commerce deben mantener suficiente inventario disponible para cubrir los plazos de fabricación y satisfacer la demanda hasta que llegue su siguiente lote de existencias. Es importante que mantengan existencias suficientes para tener en cuenta las fluctuaciones de las ventas, de modo que no se queden sin efectivo si la demanda aumenta antes de que llegue un nuevo lote.
«Animaría a cualquiera a que compruebe su cobertura mensual, es decir, ¿cuántas existencias tengo ahora mismo a nivel de ventas?», dice Waddy. «Si estoy haciendo un millón en ventas y tengo 3 millones de dólares en existencias, tengo 3 meses de cobertura».
Con esos datos, puedes determinar la rapidez con la que se agotarán las existencias y cuándo tendrás que volver a hacer un pedido. Eso también te ayudará a comprender cuándo corres el riesgo de tener demasiado inventario cuando llegue tu próximo pedido.
No querrás tener demasiado dinero inmovilizado en el inventario. Haz números, y si se acerca el final del mes y tienes demasiadas existencias, es hora de hacer una oferta.
2. Mantén 10 semanas de efectivo disponible para mantener la resiliencia
Aunque encontrar y mantener los niveles de inventario adecuados es importante, no puede ser tu único objetivo. También necesitas tener dinero en el banco para adquirir nuevos clientes y hacer avanzar tu negocio a largo plazo.
Además, necesitas tener efectivo disponible para soportar esos periodos difíciles en los que algo va mal. Mantener al menos 10 semanas de efectivo en el banco te da un colchón para capear cualquier temporal y operar con cierto margen de maniobra.
«Necesitas tener dinero en tu cuenta bancaria para contratar a gente nueva, pagar salarios, hacer marketing... todas estas cosas que se requieren a medida que creces», dice Waddy.
Planifica para los imprevistos y conserva el efectivo incluso cuando estés creciendo. Para calcular cuánto necesitas, Waddy recomienda sumar solo tus gastos fijos de 10 semanas: salarios del personal, alquiler y servicios públicos, por ejemplo.
Esa es la cifra a la que debes aspirar. De lo contrario, podría ser demasiado tarde para acceder a la financiación de proveedores de financiación una vez que realmente la necesites, porque es más probable que te vean como un riesgo.
3. Trata con socios financieros que entiendan el e-commerce
Debes buscar socios financieros que tengan experiencia en e-commerce para asegurarte de que obtienes el máximo valor para tu marca. «Hay matices en las finanzas del e-commerce que simplemente no existen en otros negocios», dice Waddy.
Los proveedores de financiación que tienen experiencia en e-commerce entenderán cómo ver el sector y el lugar que ocupa tu empresa en él, dándote más valor y mejores condiciones que otros proveedores.
En lugar de buscar financiación de un banco o un prestamista comercial que puede no tener los modelos o la experiencia para evaluar adecuadamente el potencial de tu empresa, prueba con un proveedor de financiación basada en los ingresos como Wayflyer.
Obtendrás un acceso rápido a los fondos y unas condiciones de remesa flexibles, porque estamos profundamente arraigados en el mundo del e-commerce y queremos que los fundadores tengan éxito.
